RR_RC identification form FIA

VERSION FRANCAISE

L’AED, en tant qu’autorité de supervision des autres établissements financiers selon les articles 2-1 (8), Ier (3bis) e) et 2 (I) 7 de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et financement du terrorisme ("Loi LBC/FT"), a lancé le 12 octobre 2022 une campagne d’invitation à tous les FIA de compléter et transmettre le "formulaire d’identification FIA RC RR" correspondant à la nomination d’un RC et RR par FIA, conformément à leur obligation d’organisation interne adéquate selon l’article 4 (1) de la Loi LBC/FT.

A cet effet, l’AED a publié une foire aux questions (“FAQ”) selon les exigences de l’article 4 (1) de la Loi LBC/FT qui requière aux professionnels de nommer :

i)  Parmi les membres de leur organe de gestion ou de leur direction effective, la personne responsable du respect des obligations en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, le RR; et

ii)  Si la taille et la nature de l’activité le requière, un responsable du contrôle du respect des obligations au niveau hiérarchique approprié, le RC.

L’AED souhaiterait rappeler que chaque FIA sujet à sa supervision en matière LBC/FT, est légalement requis de nommer un RR et un RC.

Le FAQ fournit des lignes directives additionnelles et énonce des conditions supplémentaires en relation avec les nominations susmentionnées.

Dans ce contexte, l’AED invite les FIA à consulter le FAQ et à lui renvoyer le "formulaire d’identification FIA RC RR" complété.

Si le conseil d’administration (ou toute autre entité dirigeante dépendant de la structure légale du FIA) nomme un de ses membres en tant que RR du FIA, ce membre ne peut pas être également nommé en tant que RC du même FIA.

Si le conseil d’administration (ou toute autre entité dirigeante dépendant de la structure légale du FIA) est nommé conjointement en tant que RR du FIA, un de ses membres peut être nommé en tant que RC du même FIA.

Le formulaire doit être transmis à l’AED sans délai dans les situations suivantes :

  • Nomination initiale du RC et/ou RR du FIA; et
  • Changement de RC et/ou RR.

Veuillez également communiquer à l’AED à l’adresse électronique mentionnée ci-dessous la documentation juridique signée (procès-verbal de réunion ou résolutions circulaires de l’organe de direction du FIA au nom et pour le compte du FIA) pour toute nomination du RC et/ou RR du FIA.

Instructions pour transmettre le "formulaire d’identification FIA RC RR":

  1. Télécharger le "formulaire d’identification FIA RC RR" 
  2. Le formulaire rempli doit être transmis sous son format original (taille du fichier 2MB) à l’adresse électronique suivante:

    AED.finvehicles@en.etat.lu

    Tout autre format de transmission, par exemple un scan sous format .pdf du formulaire imprimé ne sera pas accepté.Nous vous prions de nous transmettre le formulaire sans signatures.

  3. Format du nom du fichier pdf à transmettre :
  • Nous vous prions de respecter le format du nom suivant:
    • Nom du FIA_AIF_RC_RR_ID_FORM_JJMMAAAA(date de transmission).pdf
  • Exemple :
    • Nom du FIA: XYZ REAL ESTATE
    • Date de transmission: 15/10/2022
  • Nom du fichier à transmettre:
    • XYZ REAL ESTATE_AIF_RC_RR_ID_FORM_15102022.pdf
ENGLISH VERSION

The Registration Duty, Estate and VAT Authority (“AED”), as the supervisory authority of the other financial institutions (autres établissements financiers) according to the articles 2-1 (8), 1 (3a) e) and 2 (1) 7 of the law of 12 November 2004 on the fight against money laundering and financing of terrorism, as amended (“AML/CFT Law”), has launched a campaign to invite all AIFs on 12th October 2022 to fill in and transmit the “AIF RC RR Identification Form” regarding the appointment of a RC and RR for each AIF, pursuant to their adequate internal management requirements in accordance with article 4 (1) of AML/CFT Law.

In that respect, the AED published a “Frequently Asked Questions” (hereafter “FAQ”) on the requirements of article 4 (1) of AML/CFT Law that requires professionals to appoint:

i)  a person among the members of their management bodies, responsible for compliance with the professional obligations as regards the fight against money laundering and terrorist financing (the original French version of the law refers to a “responsable du respect des obligations” and thus, the acronym “RR” will be used hereafter), and

ii) if the size and nature of the activity so require, a compliance officer at appropriate hierarchical level (the original French version of the law refers to a “responsable du contrôle du respect des obligations” and thus, the acronym “RC” will be used hereafter).

The AED would like to recall that every AIF subject to its AML/CFT supervision, is legally required to appoint, both a RR and RC.

The FAQ provides additional guidelines and sets forth supplementary conditions in relation to the aforementioned appointments.

In this context, the AED invites you to consult the FAQ and return to the AED the duly completed “AIF RC RR Identification Form”.

If the board of directors (or any governing body depending on the legal structure of the AIF) appoints one of its members as RR of the AIF, this member cannot be appointed also as RC of the same AIF.

If the board of directors (or any governing body depending on the legal structure of the AIF) is jointly appointed as RR of the AIF, one of its members can be appointed as RC of the same AIF.

The form must be transmitted to the AED without delay on the following situations:

  • Initial appointment of the RC and/or RR of the AIF; and
  • Change of the RC and/or RR.

Moreover, please provide us with the signed legal documentation (minutes of board meeting or circular resolutions of the governing body of the AIF acting for and on behalf of the AIF) related to any appointment of the RC and/or RR of the AIF.

Instructions to transmit the “AIF RC RR Identification Form”:

  1. Download the “AIF RC RR Identification Form”;
  2. The completed Identification form should be returned under its original format (file size 2MB) to the AED by email using the following email address:

    AED.finvehicles@en.etat.lu

    Any other transmission format, e.g. a .pdf scan of the printed form will not be accepted. We suggest to send us the form without any signatures.

  3. Format of the name of the pdf file to be transmitted:
  • Please respect the following name format:
    • Name of AIF_AIF_RC_RR_ID_FORM_DDMMYYYY(date of transmission).pdf
  • Example:
    • Name of AIF: XYZ REAL ESTATE
    • Date of transmission: 15/02/2022
  • Name of the file to be transmitted:
    • XYZ REAL ESTATE_AIF_RC_RR_ID_FORM_15022022.pdf

Last update