Tout assujetti se prévalant de VATMOSS sera obligé de se connecter lui-même au portail VATMOSS de l'administration en vue de soumettre sa demande d'inscription au régime particulier VATMOSS. Nonobstant cela, il aura la possibilité de désigner ultérieurement un mandataire pour la gestion courante de VATMOSS.
En résumé, voici les démarches à effectuer par l'assujetti pour s'immatriculer à VATMOSS et, le cas échéant, pour désigner un mandataire* (* possible à partir de mars 2015):
1. L'assujetti commande une carte à puce ou un signing stick auprès de Luxtrust S.A. afin de pouvoir s'identifier de manière sécurisée auprès de l'Administration de l'enregistrement et des domaines;
2. Après réception du certificat Luxtrust, l'assujetti demande un accès spécifique VATMOSS en cochant la case VAT MOSS au point 7 du formulaire de demande d'accès eTVA disponible sur le site www.vatmoss.lu sous "Pour en savoir plus"/"Téléchargements externes, ou www.guichet.lu;
3. Après validation de la demande d'autorisation VATMOSS, l'assujetti se connecte au portail VATMOSS et soumet sa requête d'inscription à l'un des régimes particuliers applicable aux services de télécommunications, de radiodiffusion et de télévision ou aux services électroniques;
Concernant les points 1.-3., il est à noter que les assujettis disposant déjà de leur certificat électronique Luxtrust et d'un accès eTVA pourront se connecter directement au portail VATMOSS afin de soumettre leur demande d'inscription à un des régimes particuliers;
4. A partir du mois de mars 2015, l'assujetti inscrit à VATMOSS aura la faculté de définir un mandat électronique, à durée illimitée, pour le dépôt des déclarations et accès aux différents écrans de VATMOSS. A cet effet, il devra notamment renseigner des informations telles que
nom du mandataire, personne de contact, adresse courriel;
5. La demande de rajout de mandataire une fois validée par l'administration, l'assujetti et le mandataire en seront informés par courriel;
6. A partir de la date de validation du mandat électronique par l'administration, le mandataire pourra se connecter au portail VATMOSS (moyennant certificat Luxtrust avec accès eTVA) et disposera d'un écran d'accueil lui permettant d'accéder aux dossiers des différents assujettis qui l'ont désigné comme mandataire. Il n'y a aucune démarche supplémentaire à faire de sa part; la désignation par l'assujetti en tant que mandataire est suffisante et lors de la connexion au portail VATMOSS le système le reconnaîtra comme mandataire;
7. Le mandat électronique pourra être révoqué à tout moment par chacune des parties, soit par le mandataire, soit par l'assujetti via un écran de gestion des mandats au sein de l'application VATMOSS. En cas de révocation du mandat électronique, les deux parties concernées en seront informées par courriel.