RR_RC identification form

VERSION FRANCAISE

L’AED, en tant qu’autorité de supervision des autres établissements financiers selon les articles 2-1 (8), Ier (3bis) e) et 2 (I) 7. de la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et financement du terrorisme ("Loi LBC/FT"), a lancé le 11 décembre 2020 une campagne d’invitation à tous les FIAR de compléter et transmettre le "formulaire d’identification FIAR RC RR" correspondant à la nomination d’un RC et RR par FIAR, conformément à leur obligation d’organisation interne adéquate selon l’article 4 (1) de la Loi LBC/FT.

A cet effet, l’AED a publié une foire aux questions (“FAQ”) selon les exigences de l’article 4 (1) de la Loi LBC/FT qui requière aux professionnels de nommer :

i)  Parmi les membres de leur organe de gestion ou de leur direction effective, la personne responsable du respect des obligations en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, le RR; et

ii)  Si la taille et la nature de l’activité le requière, un responsable du contrôle du respect des obligations au niveau hiérarchique approprié, le RC.

En effet, en considérant les similitudes des FIAR avec les fonds régulés du secteur de l’investissement collectif et prenant en compte l’exposition au risque de blanchiment et financement du terrorisme identifié par la National Risk Assessment, l’AED souhaiterait rappeler que chaque FIAR sujet à sa supervision en matière LBC/FT, est légalement requis de nommer un RR et un RC.

Le FAQ fournit des lignes directives additionnelles et énonce des conditions supplémentaires en relation avec les nominations susmentionnées.

Dans ce contexte, l’AED invite les FIAR à consulter le FAQ et à lui renvoyer le "formulaire d’identification FIAR RC RR" complété.

Si le conseil d’administration (ou toute autre entité dirigeante dépendant de la structure légale du FIAR) nomme un de ses membres en tant que RR du FIAR, ce membre ne peut pas être également nommé en tant que RC du même FIAR.

Si le conseil d’administration (ou toute autre entité dirigeante dépendant de la structure légale du FIAR) est nommé conjointement en tant que RR du FIAR, un de ses membres peut être nommé en tant que RC du même FIAR.

Le formulaire doit être transmis à l’AED sans délai dans les situations suivantes :

-          Nomination initiale du RC et/ou RR du FIAR; et

-          Changement de RC et/ou RR.

Veuillez également communiquer à l’AED à l’adresse électronique mentionnée ci-dessous la documentation juridique signée (procès-verbal de réunion ou résolutions circulaires de l’organe de direction du FIAR au nom et pour le compte du FIAR) pour toute nomination du RC et/ou RR du FIAR.

Instructions pour transmettre le "formulaire d’identification FIAR RC RR":

1.       Télécharger le "formulaire d’identification FIAR RC RR;

2.       Le formulaire rempli doit être transmis sous son format original (taille du fichier 2MB) à l’adresse électronique suivante:

AED.finvehicles@en.etat.lu

Tout autre format de transmission, par exemple un scan sous format .pdf du formulaire imprimé ne sera pas accepté.

Nous vous prions de nous transmettre le formulaire sans signatures.

3.       Format du nom du fichier pdf à transmettre :

-          Nous vous prions de respecter le format du nom suivant:

Nom du FIAR_RAIF_RC_RR_ID_FORM_JJMMAAAA(date de transmission).pdf

-          Exemple :

Nom du FIAR: XYZ REAL ESTATE RAIF

Date de transmission: 15/02/2022

-          Nom du fichier à transmettre:

XYZ REAL ESTATE RAIF_RAIF_RC_RR_ID_FORM_15022022.pdf

ENGLISH VERSION

The Registration Duty, Estate and VAT Authority (“AED”), as the supervisory authority of the other financial institutions (autres établissements financiers) according to the articles 2-1 (8), 1 (3a) e) and 2 (1) 7. of the law of 12 November 2004 on the fight against money laundering and financing of terrorism, as amended (“AML/CFT Law”), has launched a campaign to invite all RAIFs on 11th December 2020 to fill in and transmit the “RAIF RC RR Identification Form” regarding the appointment of a RC and RR for each RAIF, pursuant to their adequate internal management requirements in accordance with article 4 (1) of AML/CFT Law.

In that respect, the AED published a “Frequently Asked Questions” (hereafter “FAQ”) on the requirements of article 4 (1) of AML/CFT Law that requires professionals to appoint:

i)  a person among the members of their management bodies, responsible for compliance with the professional obligations as regards the fight against money laundering and terrorist financing (the original French version of the law refers to a “responsable du respect des obligations” and thus, the acronym “RR” will be used hereafter), and

ii) if the size and nature of the activity so require, a compliance officer at appropriate hierarchical level (the original French version of the law refers to a “responsable du contrôle du respect des obligations” and thus, the acronym “RC” will be used hereafter).

Indeed, considering the similarities of RAIFs with regulated funds of the collective investment sector and taking into account its ML/FT risk exposure identified by the National Risk Assessment, the AED would like to recall that every RAIF subject to its AML/CFT supervision, is legally required to appoint, both a RR and RC.

The FAQ provides additional guidelines and sets forth supplementary conditions in relation to the aforementioned appointments.

In this context, the AED invites you to consult the FAQ and return to the AED the duly completed “RAIF RC RR Identification Form”.

If the board of directors (or any governing body depending on the legal structure of the RAIF) appoints one of its members as RR of the RAIF, this member cannot be appointed also as RC of the same RAIF.

If the board of directors (or any governing body depending on the legal structure of the RAIF) is jointly appointed as RR of the RAIF, one of its members can be appointed as RC of the same RAIF.

The form must be transmitted to the AED without delay on the following situations:

-          Initial appointment of the RC and/or RR of the RAIF; and

-          Change of the RC and/or RR.

Moreover, please provide us with the signed legal documentation (minutes of board meeting or circular resolutions of the governing body of the RAIF acting for and on behalf of the RAIF) related to any appointment of the RC and/or RR of the RAIF.

Instructions to transmit the “RAIF RC RR Identification Form”:

1.       Download the “RAIF RC RR Identification Form”;

2.       The completed Identification form should be returned under its original format (file size 2MB) to the AED by email using the following email address:

AED.finvehicles@en.etat.lu

Any other transmission format, e.g. a .pdf scan of the printed form will not be accepted.

We suggest to send us the form without any signatures.

3.       Format of the name of the pdf file to be transmitted:

-          Please respect the following name format:

Name of RAIF_RAIF_RC_RR_ID_FORM_DDMMYYYY(date of transmission).pdf

-          Example:

Name of RAIF: XYZ REAL ESTATE RAIF

Date of transmission: 15/02/2022

-          Name of the file to be transmitted:

XYZ REAL ESTATE RAIF_RAIF_RC_RR_ID_FORM_15022022.pdf

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